-
Una PROPOSTA de MANUAL
(a anar millorant, adaptant a cada cas...)
de METODOLOGIA i procediments
per a
- PRESENTACIÓ
- QÜESTIONS
GENERALS
- FUNCIONS
de la PERSONA QUE MODERA
- FUNCIONS
de la SECRETARIA
- ELABORACIÓ de l'’ORDRE
DEL DIA
- Els TORNS
de PARAULA
- MATERIALS
que caldrien
- TASQUES PREPARATÒRIES (sobretot
si encara no està el sistema en marxa)
a) per la gestió informatitzada de
les reunions
b) per la gestió “sobre paper”
- SUGGERIMENTS, PROPOSTES d'ACTUALITZACIONS
i MILLORES a AQUESTA GUIA…
- MODEL DE PLANTILLA PER A ACTES DE REUNIONS
PRESENTACIÓ
Este es el sistema que seguíamos para las reuniones
(se podrían llamar ASAMBLEAS)
de un equipo de trabajo en el que participé.
Puedo decir que SE REFLEXIONABA y SE DECIDÍA en ellas con bastante
tranquilidad
(también es cierto que había como máximo una docena de
personas, lo cual facilita algunas cosas),
y que en ellas L@S TÍMID@S también conseguíamos decir
la nuestra, y que se nos escuchara.
También había mucha facilidad para introducir temas a tratar
en el orden del día en cualquier momento.
Y, lo mejor de todo, hacíamos de MODERADOR/A y de
SECRETARI@ por TURNOS,
con lo cual,
nadie se acostumbraba demasiado a estar "en la mesa", y nadie éramos
"insustituíbles"
y TOD@S APRENDÍAMOS a estar en esos puestos,
que son "servicios" interesantes y necesarios en muchos tipos de
asambleas.
QÜESTIONS GENERALS
Els OBJECTIUS i HORITZONS
de les persones que organitzen,o coordinen, o "faciliten" una
reunió,
haurien de ser, més o menys:
- L’assoliment del que es pretén amb la
trobada,
que hauria de ser conegut per totes les persones que assisteixen (ordre
del dia i/o altres objectius i horitzons).
- La presentació d’una metodologia de gestió
de la trobada, que ha de ser adequada a l’assoliment d’aquests objectius,
i prou flexible com per acceptar modificacions i adaptar-se a cada situació.
- Una coordinació adequada, d’acord amb
aquesta metodologia, dels torns de paraules..
- La producció i difusió immediata (al final de
la reunió) d’un acta, o crònica de la mateixa.
- La contínua avaluació
de la metodologia d'organització (en aquest cas, anar reformant aquest
MANUAL),
per tal d'anar-ho millorant entre tots/tes.
- I sobretot, la transparència
i la impecabilitat democràtica
(sempre s'han de procurar i admetre millores en aquest sentit)
Una persona s’encarregarà de la MODERACIÓ, i una altra del SECRETARIAT.
Aquests CÀRRECS seràn ROTATIUS,
per tal que tothom aprengui a desempenyorar tots dos.
L’entrenament de tot/es nosaltres en les funcions de moderador i secretari
és prou important com per justificar aquesta rotatorietat,
que, a més, assegura molt la transparència democràtica.
Es tracta d’una cultura associativa
que tothom hauríem d’anar adquirint.
FUNCIONS DE LA
PERSONA QUE MODERA
NOTA: MODERAR una reunión, viene a
ser cuidar de que se respeten unos "modos" con los que l@s asistentes
están de acuerdo,
y que se pueden ir cambiando, mejorando, adaptando a cada situación...
Últimamente hay quien en vez de "moderar" dice "FACILITAR"
la asamblea o reunión.
- Definir al principi de la reunió l’ordre del dia i la seva temporalització,
amb les noves aportacions de les persones participants, i presentar la metodologia que se seguirà.
- Eventualment, al principi
d’aquesta, informar també sobre els objectius que es proposa la reunió
(potser arribar a una decisió sobre algun tema, i/o parlar de tots
els temes que es consideri interessant, etc..
- Vetllar al llarg de la reunió per l’acompliment dels objectius, de
la temporalització i de la metodologia que es determinin.
- Vetllar també per una successió lògica dels torns de paraula.
- Eventualment, fer breus
resums - compendis del desenvolupament
de la sessió, al llarg i/o al final de la mateixa, per re- situar el tema
quan es perd massa, o fer intervencions per reconduir la reunió quan es perd
el fil.
- El moderador pot intervenir com un participant més,
però anant amb compte de no parlar més
temps que els altres participants, i guardant els seus torns d’intervenció,
és a dir, sense aprofitar-se del
seu paper de moderador.
- Al final, obrir
un espai de “precs, preguntes”,
coses que no s’hagin dit…,
i la llegir l’acta preparada pel
secretariat, i moderar la introducció les correccions que es creguin
convenients..
FUNCIONS DEL(DE
LA) SECRETARI(-ÀRIA)
- Facilitar abans o al principi de la reunió l’ordre del dia al moderador
- Al llarg de la reunió, anar confeccionant l’ acta, de forma informatitzada o manual[1].
No es tracta de posar tot el que es diu, però sí de fer un bon extracte, i
sobretot anotar les decisions adoptades,
indicant quina persona es responsabilitza i la data límit de cadascuna.
Es pot anar fent en un paper gran, amb un retolador gros, a la vista
dels assistents,
i aleshores tot estarà clar i no caldrà llegir-la al final.
En pla més modern, es pot anar escrivint en una pantalla d'ordenador
que estigui a la vista dels assistents
- Al final de la reunió, és un punt important de transparència
democràtica
LLEGIR l’ACTA als assistents,
per comprovar que les coses importants hi són, introduir-hi les correccions
que es vegin, i desar-la on tothom pugui accedir-ne.
Si es té fotocopiadora o impressora, és el moment de fer unes quantes còpies
i repartir-les.
- Tant al llarg de la reunió com a l’interval de temps que
la separa de la següent,
recollir els punts de l’ordre
del dia de la següent reunió, amb les propostes dels participants,
i passar aquest ordre del dia al secretariat de la reunió següent.
- Preparar (=obrir
un nou document, en paper i/o en l’ordenador) l’acta de la reunió següent, amb els punts de l’ordre de dia
que hagin sortit o quedat pendents en la reunió, i on la gent pugui anar aportant
nous punts, per escrit,
ficant-los en aquesta carpeta (real i/o informàtica), en el temps entre ambdues
reunions.
- La persona que fa el secretariat també pot intervenir en la reunió com a participant,
demanant el seu torn de paraula.
Pot també interrompre sense molestar massa quan perd el fil o no compren alguna
cosa.
1 Buscar si n’hi ha un document preparat per a aquesta reunió,
i obrir-ho
2 Si no trobem el document preparat
3 Ja tenim el document davant nostre
4 Alguns problemes amb que podem trobar-nos
1 Buscar el document preparat per a aquesta reunió, i obrir-ho
Es busca la carpeta "Reunions", o "Actes de les Asamblees",
a algun lloc que estigui a sempre a disposició de tothom (y totadona
!).
Quin nom tindrà el document?
o: REUNIÓ de SOCIS COLABORADORS del 12 novembre 2004
I, si és un document informàtic: RG041005
, o SC041112
La data la posem així (primer
l’any, desprès el mes i per últim el dia,
per tal que s’ordenin correlativament quan donem a la tecla dreta del ratolí
i en “Visualitza” posem “Llestat”.
2 Si no trobem el document preparat:
Ens caldrà preparar un
nou document ( informàtic y/o en paper )
Si és en paper, haurem de tenir preparades FOTOCÒPIES del nostre model de Plantilla
per Reunions .
Si és amb ordenador, podem fer un “Guardar com”, del menú “Arxiu”, que fa una còpia sense canviar l'original.
sortirà un quadre que ens permetrà
posar el nom de la nova reunio (RG041115,
per exemple)
al requadre d’abaix (veure apartat anterior per veure quin
nom es posa) i desar-ho en la mateixa carpeta que els altres.
Quan ja ho tinguem, “Acceptar”.
3. Ja tenim el document davant nostre
Podem anar emplenant la data, nom del nou moderador/a i secretari/a, etc.,
i els punts del l'ordre del dia (els pendents de la reunió anterior,
més els que la gent va proposant, de moment amb paperets)
als espais que preveu el formulari.
4. Alguns PROBLEMES amb que ens
anem trobant
(buscar també possibles SOLUCIONS)
-Quan anem a una nova línea ens marejen uns quadrets, números, etc.,
-
- (((Anar
afegint els nous problemes (informàtics i de tota mena) i les seves
solucions)
ELABORACIÓ DE L’ORDRE
DEL DIA
Es farà en base a les aportacions de temes a tractar per part de les persones que hi participin,
preferiblement anotant quina persona proposa cada punt.
Aquest recull d’aportacions
el començarà el secretari de la
reunió precedent
- al llarg d’aquesta reunió (en què feia de secretari)
- i al llarg del període entre ambdues reunions
És interessant que al principi
de la reunió encara es puguin incorporar punts a l’ordre del dia,
i que al final hi hagi un espai lliure, no tant de “precs i preguntes” com
d’altres qüestions, generalment suscitades per la reunió,
i algunes de les quals poden també anar configurant l’ordre del dia
d’una altra reunió).
L’ordre del dia més o menys definitiu l’acabarà de fixar el moderador al principi de la reunió, ,
moment en el qual pren la seva configuració definitiva.
ELS TORNS DE PARAULA
Es poden assignar per l'ordre rigorós en què es demana,
però de vegades es perd el fil dels raonaments,
i és preferible una lògica que faci alguna concessió a curts diàlegs amb altres
participants sobre el tema de la intervenció:
- Es donen
3 ó 4 paraules seguides amb tal que sigui sobre un mateix tema que sorgeix,
o es permet alguna contra- rèplica (normalment no més d’una)
a la mateixa persona que ha fet una pregunta i ha estat contestada.
- També es poden fer plantejar 3 ó 4 preguntes seguides
per què siguin contestades en bloc, etc.
En qualsevol cas, convé explicar abans el sistema
que se seguirà.
TRANSPARÈNCIA DEMOCRÀTICA
I sobretot, la transparència
i la impecabilitat democràtica
(sempre s'han de procurar i admetre millores en aquest sentit)
1. En alguns casos pot resultar
interessant que els participants puguin seguir l’elaboració de l’acta,
fent-la en una pissarra o millor encara en un paper per després conservar-la,
o amb una pantalla on tothom pugui llegir el document informàtic mentres aquest
s’elabora.
**Fer-ho
neutralitza bastant aquesta font de poder extraordinària dels(de les) secretaris(àries)
o de les persones que estan per sobre d’ells(es).
MATERIALS NECESSARIS
a) per a la gestió informatitzada
de les reunions
n
ordenador i programa per escriure (p.ex. Word de Windows 95)
n
impressora
b) per a la gestió “sobre paper”
n
quadern amb dues anilles amb separadors si n’hi han diferents tipus de reunions
n
bolígraf o similar (si és negre sortiran bé les fotocòpies)
n
vàries fotocòpies de la plantilla de reunions
n
eventualment, paper gran i rotulador, per fer l’ordre del dia de forma que
tothom ho vegi.
TASQUES PREPARATÒRIES (si encara no està el sistema en marxa)
a) Per a la gestió informatitzada
de les reunions
Prepararem una carpeta informàtica que es dirà “Reunions-(nom del
grup que la fa servir)”, o similar, i la posem al nostre ordenador o disquet,
o a l’espai públic si treballem en una xarxa d’ordenadors.
No hem d’oblidar de fer al menys una còpia de seguretat,
que actualitzarem cada una o dues setmanes (posar-ho en l’agenda), en disquets
que desarem lluny els uns dels altres.
Dins d’aquesta carpeta farem
subcarpetes si el mateix equip
de persones o entitat fa diferents tipus de reunions.
D’altra banda prepararem una plantilla, que servirà
com a formulari per a totes les reunions, i que guardarem a la carpeta
de “Plantilles” de l’ordenador (o de l’espai públic de la xarxa d’ordenadors).
Preparar també un document
informàtic, “Agenda pendent”, que es posarà al taulell, amb les feines
que queden pendents i el nom del responsable i termini de realització.
b) Per a la gestió “sobre paper”
Ens caldrà preparar un
quadern de dues anelles (es pot fer artesanal) que es
dirà
“Reunions -(nom del grup de persones que la fa servir)”, o “Quadern d’actes
de… ”, o similar,
i la posem a algun lloc en què tots els components del grup puguin consultar-la.
No estaria de més disposar d’una còpia en un lloc més segur
i tranquil quan no es fa simultàniament la gestió informàtica.
Dins d’aquest quadern preparem
apartats separats (o dins d’aquesta carpeta preparem subcarpetes),
quan el mateix grup de persones fa diferents tipus de reunions.
Recomanem posar les últimes actes a sobre de les anteriors, encara que quedi l’ordre invertit.
Encara que ens costi una mica acostumar-nos, les trobarem millor.
I cas de fer-ho així, pot ser convenient posar-ho amb lletra ben grossa a la primera pàgina,
juntament amb alguna altra recomanació que es vegi oportuna..
D’altra banda prepararem una plantilla o imprès, que
servirà com a formulari per a totes les reunions, i posarem unes quantes
fotocòpies al principi del quadern (no masses, per si un cas la plantilla
es modifica, cosa que succeeix sovint).
Preparar també un paper,
“AGENDA”, que es posarà al taulell, amb les feines pendents,
els/les encarregat/des d'anar-les fent, i els terminis de realització.
ENTRE REUNIÓ I REUNIÓ
El secretari
deixa obert el document de la propera reunió, en la carpeta de Reunions i
en la subcarpeta corresponent.
Qualsevol membre de l’equip pot buscar-lo, obrir-lo
i incorporar-hi punts a l’ordre del dia.
SUGGERIMENTS A AQUESTA
GUIA
(d' ACTUALITZACIÓ, ADAPTACIÓ, MILLORA...)
-
-
-
MODEL DE PLANTILLA
PER A ACTES DE REUNIONS