Normes de funcionament

Accés intern a la documentació

01. Quins aspectes fonamentals regeixen l'accés a la documentació?
Resten clarament diferenciades, pel que fa a normes i procediments, les consultes internes realitzades per les diferents unitats productores o pels representants corporatius, de les consultes públiques o externes, enteses per aquestes les efectuades pels ciutadans en general, sigui quin sigui el seu motiu.

02. Quan es pot efectuar una consulta?
El SdA atendrà, tant el públic com la consulta interna, durant l'horari de consulta. Fora de l'horari normal d'obertura no s'hi podrà accedir ni utilitzar els seus serveis. En cas d'inevitable necessitat, el seu accés s'haurà de realitzar prèvia autorització escrita de l'alcalde i en presència de l'arxiver municipal o persona en qui delegui per escrit. L'usuari haurà de fer una petició raonada per escrit on s'expliquin detalladament els motius que justifiquen la seva demanda.

03. Quines normes regeixen la consulta?
En les instal·lacions del SdA caldrà respectar unes normes bàsiques de comportament per a no alterar les condicions de treball. Així mateix, els usuaris no podran prendre pel seu compte dels prestatges o dipòsits d'accés restringit els documents que desitgin consultar. Els documents se serviran per rigorós ordre de comanda.

04. Qui elaborarà els instruments de descripció?
Els SdA, d'acord amb les seves possibilitats i mitjans, establirà les prioritats d'intervenció sobre la documentació ja produïda que no disposi d'instruments de descripció, i n'elaborarà els que consideri més adequats per tal de facilitar l'accés dels usuaris a la documentació: inventaris, catàlegs, índexs, repertoris, etc.

05. On s'efectua la consulta interna de la documentació?
El SdA posarà la documentació a disposició de les diferents unitats productores que podran consultar-la, prèvia sol·licitud, a les mateixes dependències del SdA. Es podrà deixar en préstec sota la responsabilitat de cada unitat, sempre que s'acompleixin una sèrie de requisits específics.

06. Quin procediment se seguirà en el préstec intern?
El préstec de documents es farà mitjançant formulari signat pel sol·licitant. Quan es retorni la documentació, el SdA en deixarà constància en el mateix formulari.

07. Qualsevol documentació pot ser objecte del préstec intern?
No, queda exclosa de préstec la documentació que tingui una antiguitat superior als 30 anys. En aquests casos la documentació haurà d'examinar-se a la sala de consulta del SdA.

08. En quines condicions s'ha de retornar la documentació?
La documentació retornada haurà de mantenir les mateixes característiques, ordre, constitució interna i externa, neteja i condicions en què estava quan va ser facilitada per a la seva consulta. En cas contrari, no s'acceptarà la seva devolució fins que, en opinió de l'arxiver municipal, no s'acompleixin les esmentades condicions. A més, l'arxiver ho comunicarà per escrit al cap de servei sol·licitant i, en darrer terme, a l'alcalde per tal que es prenguin les mesures oportunes.

09. Quan de temps podrà diposar-se de la documentació en préstec?
El termini ordinari de préstec no serà superior a 1 mes. Si fos necessari es podrà prorrogar fins a un màxim d'un any. En cap cas el préstec es podrà considerar indefinit.
En el cas de superar el termini, l'arxiver municipal comunicarà al cap de servei sol·licitant i, en darrer terme, a l'alcalde les infraccions que s'estiguin produint per tal que els documents siguin reintegrats al SdA i s'adoptin les mesures que es considerin oportunes contra els responsables de les esmentades infraccions.

10.  Es possible prestar només una part de l'expedient?
No. En cap cas no es deixaran en préstec parts d'expedients o documents
separats de la unitat documental de la qual formen part.

11. L'arxiver està obligat a cercar la informació dins de la documentació?
No. El SdA té com a funció facilitar els instruments de descripció necessaris per a la localització i consulta de la documentació pertinent. La recerca d'informació anirà a càrrec dels peticionaris o interessats.

12. Quin procediment se seguirà per a la documentació d'accés restringit?
Quan una unitat administrativa vulgui consultar documentació d'accés restringit generada per una altra unitat administrativa, caldrà l'autorització escrita del cap de servei que l'ha transferida.

13. Quins procediment han de seguir els càrrecs electes?
La consulta i préstec de documentació per part dels regidors es considerarà d'ordre intern. En el cas de documentació amb restriccions d'accés caldrà demanar-ho a l'alcalde en base a l'article 14 del Reial Decret 2658/1986, de 28 de novembre, del reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals.

14.  Pot sortir la documentació en préstec de les oficines municipals?
La documentació en préstec no sortirà de les oficines municipals en base a l'article 16 del Reial Decret 2658/1986, de 28 de novembre, del reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals. El préstec de documentació que respongui a requeriments d'altres administracions, segons l'article 171 del mateix Reial Decret, es considerarà de caràcter excepcional. Prèviament a la seva tramesa, la unitat administrativa sol·licitant haurà de dipositar una còpia autenticada al SdA.