Normes de funcionament

Gestió dels documents administratius

01. En què consisteix la gestió dels documents administratius?
La gestió dels documents administratius és el conjunt de les operacions i de les tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, l'aplicació i l'avaluació dels sistemes necessaris des del moment de la creació o la recepció dels documents fins a la seva transferència, eliminació o conservació al SdA.

02.  Quins abast té la gestió de la documentació administrativa?
La gestió dels documents administratius incidirà sobre tota la documentació que es genera a l'Administració municipal, així com en aquells organismes autònoms on l'Ajuntament tingui una participació majoritària.

És objecte de la gestió dels documents administratius qualsevol expressió en llenguatge natural o convencional i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, independentment de la seva data, recollida en qualsevol tipus de suport material, inclosos els suports informàtics. S'exclouen els exemplars no originals d'edicions.així com els instruments de descripció relatius a aquesta documentació.

04. Qui ha de conservar la documentació?
Cadascuna de les unitats administratives de l'Ajuntament, així com els organismes autònoms i les empreses que hi estan vinculades, transferiran periòdicament la seva documentació, la tramitació administrativa de la qual hagi finalitzat, al SdA. Mentrestant la documentació haurà de ser custodiada per les unitats productores.

05. Què s'ha de transferir?
Seran objecte de transferència els llibres oficials, expedients i qualsevol altre document en els termes que s'expressen en el punt 03, així com els instruments de descripció relatius a aquesta documentació.

06. Quins són els aspectes bàsics en les transferències?
Les transferències de documentació es faran d'acord amb la classificació que el SdA hagi determinat, segons les necessitats de les diferents unitats productores de documentació i de la capacitat de recepció de documentació del SdA.

07. Quan es transfereix la documentació?
La documentació es transferirà d'acord amb el calendari establert pel SdA. En qualsevol cas, la documentació que superi els 30 anys d'antiguitat haurà de ser custodiada pel SdA, llevat d'aquells casos concrets en què ho determini el Ple de la corporació, previ informe de
l'arxiver municipal.

La documentació desordenada, barrejada o deteriorada no serà admesa per a la seva custòdia pel SdA, llevat que hi consti una diligència específica del cap de la unitat productora, i en defecte seu del secretari de la corporació, indicant el seu caràcter incomplet, la manca concreta d'algun element constitutiu i les raons que l'han motivada.

09. Per poder transferir documentació, s'ha d'emplenar algun formulari?
Sí. La documentació transferida al SdA haurà d'anar acompanyada del corresponent formulari de transferència que les unitats remitents ompliran en base a la normativa que estableixi el SdA.

Sí. El SdA comprovarà si la documentació transferida es correspon amb la indicada en el formulari. En el cas que no s'ajusti a les normes establertes pel SdA, que la seva descripció no sigui suficientment detallada o que contingui algun tipus d'error o omissió, o que la seva instal·lació no fos la correcta, es retornarà la documentació al servei remitent indicant les deficiències per escrit. No s'admetrà el seu ingrés al SdA fins que no s'hagin corregit aquestes deficiències.

La documentació que es transfereixi al SdA haurà de ser sempre original. No s'acceptaran còpies innecessàries.

12.  Quins són els fonaments legals de la tria i avaluació de la documentació?
L'avaluació i tria de documentació es farà en base al procediment que determina el Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració pública, i a les normes dictades pel Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya a l'Ordre de 8 de febrer de 1994.

El procediment d'avaluació i tria de documentació s'aplicarà a tota la documentació municipal, independentment de la seva edat i de la seva ubicació, tal com es preveu en el Decret 128/1994, de 16 de maig, pel qual es modifica el Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració pública. Tanmateix i com a norma general, no pot ser objecte d'avaluació i tria la documentació anterior a l'1 de gener de 1940.

El SdA és l'encarregat d'establir i actualitzar el calendari de conservació i eliminació de la documentació.

14. Qui aprova l'eliminació de la documentació?
En base a l'article 6 del Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració pública, no es podrà eliminar documentació sense resolució favorable de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació (CNATD) i prèvia proposta de l'arxiver municipal i informe del secretari de la corporació. El SdA podrà establir una normativa específica sobre quina documentació s'ha d'eliminar (fotocòpies, documentació duplicada...) abans de la seva transferència.

15. S'ha de portar un registe de l'eliminació de la documentació?
Sí. El SdA és l'encarregat de portar el Registre d'Eliminació de Documentació, on constarà el número de registre d'eliminació, la data de resolució de la CNATD, la data d'execució, el tipus de documentació o sèrie documental, el metratge i el mostreig que se n'hagi realitzat.

16. L'arxiu vigilarà les condicions d'arxivament de la documentació?
Sí. El SdA vetllarà perquè en totes les dependències es donin les condicions ambientals, de seguretat i d'higiene adequades per a una bona conservació i protecció de la documentació.
Per garantir la conservació del suport i de la informació dels documents el SdA proposarà la utilització de materials (papers, sistemes d'impressió, unitats d'instal·lació...) i sistemes de protecció adients (còpies de seguretat, microfilmacions, regravacions...).

17 Què passa si s'observa una degradació de la documentació?
En el cas de detectar-se processos de deteriorament i/o degradació de la documentació, el SdA prendrà les mesures necessàries. Si la restauració del document requereix traslladar-lo, ho haurà d'autoritzar l'òrgan competent, previ informe de l'arxiver municipal.