Normes de funcionament

Accés dels ciutadans a la documentació

01. Quins fonaments legals garanteixen l'accés dels ciutadans a la documentació?
L'Administració municipal garantirà l'accés dels ciutadans a la documentació dipositada al SdA, sens perjudici de les restriccions definides en la llei o de les que es puguin establir per raons de conservació. La consulta es basarà en els articles 18, 44 i 105.b de la Constitució Espanyola, en el seu desenvolupament reglamentari, en allò que es contempla en l'article 23 de la Llei 6/1985, de 26 d'abril, d'arxius, en l'article 57 de la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, en els articles 31, 32, 35 i 37 de la Llei 30/1992, de 30 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú i en la legislació específica aplicable.

02. Quins requisits són necessaris per a la consulta?
Les sol·licituds de documentació hauran de contenir les dades personals del sol·licitant i la finalitat de la consulta. El SdA es reserva el dret d'exigir als usuaris la presentació del DNI, passaport o carnet d'investigador per acreditar les dades personals.

03. Existeixen limitacions en l'accés a la documentació?
Sí. Els investigadors podran consultar documentació afectada per l'article 18.1 de la Constitució Espanyola, en base a l'article 37.7 de la Llei 30/1992, de 30 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, sempre que garanteixin el dret a la intimitat de les persones. L'investigador haurà de signar un document on es comprometi a respectar aquest dret. 

04. Existeix responsabilitat pels danys ocasionats en la documentació?
Sí. Les persones que deteriorin llibres, documents o qualsevol mena d'objectes hauran d'indemnitzar els danys causats d'acord amb la valoració que es realitzi, previ informe de l'arxiver municipal, sens perjudici de les responsabilitats que se'n puguin derivar.

05. Es pot prestar la documentació per a la consulta?
No. La documentació resta exclosa de préstec i s'ha de consultar en
els locals habilitats per aquesta finalitat.

06. Es pot prestar la documentació per a exposicions?
Sí, el préstec temporal de documents es podrà sol·licitar únicament amb la finalitat de contribuir a la difusió del patrimoni documental per a exposicions o per a qualsevol altra fórmula de divulgació cultural, però caldrà respectar les clàusules següents:

  1. Les sol·licituds de préstec es formularan per escrit amb indicació clara dels documents sol·licitats, del nom del responsable que es farà càrrec dels trasllats, custòdia i retorn de la documentació i del termini de préstec sol·licitat. La resolució de l'òrgan competent, previ informe de l'arxiver municipal, es comunicarà per escrit.
  2. Si l'estat de conservació ho aconsella, el SdA encarregarà reproduccions de la documentació sol·licitada a càrrec del sol·licitant.
  3. Abans de lliurar la documentació se'n farà una còpia de seguretat, que anirà a càrrec del sol·licitant. 
  4. Les despeses d'embalatge, transport, etc. aniran a càrrec del sol·licitant.
  5. El sol·licitant contractarà una assegurança que cobrirà tots els riscos als quals estarà sotmesa la documentació. Si se sol·licita una pròrroga del termini de cessió, s'haurà de demanar autorització i ampliar també el termini de l'assegurança.
  6. S'exigiran les condicions de conservació i sistemes de seguretat adequats i es convindrà amb claredat la prohibició d'utilitzar qualsevol sistema de fixació (grapes, cintes adhesives...) que pugui perjudicar el document.
  7. Resta totalment prohibida la realització de qualsevol tipus de còpia sense l'autorització del SdA.
  8. El SdA portarà un Registre de préstecs on constarà el número de registre de préstec, la data d'aprovació, la data de préstec, les dades del sol·licitant, el motiu de la sol·licitud i la data de retorn.

07. Es permet reproduir els documents de l'Arxiu?
Sí. Qualsevol persona o entitat pot obtenir reproduccions dels documents
de l'Arxiu municipal, exceptuant aquells l'accés als quals estigui
restringit per la legislació vigent o per voluntat del dipositant en el cas
de cessions.

08. Quins mitjans s'empraran el la reproducció dels documents?
El SdA establirà el mitjà més adequat per a procedir a la reproducció segons les característiques físiques del document. En casos excepcionals es permetrà que professionals designats pel SdA puguin realitzar la reproducció fora de les dependències del Servei d'Arxiu.

09. Quin procediment s'ha de seguir per sol·licitud de reproduccions?
Per a la reproducció de qualsevol tipus de document es requereix la sol·licitud prèvia de l'interessat i l'autorització expressa i per escrit, en el mateix imprès, de l'arxiver municipal. El sol·licitant haurà de fer constar la finalitat de la reproducció.

10. S'adquireixen drets sobre la documentació reproduïda?
L'autorització de reproducció no atorga cap dret de propietat intel·lectual o industrial a qui la realitzi o la obtingui, en correspondència amb els articles 17 a 21 i 56 del Reial Decret 1/1996, de 12 d'abril, pel qual s'aprova el text refós de la Llei de la propietat intel·lectual.

11. Com es regularà el cost de les reproduccions?
El SdA reproduirà els documents previ pagament dels corresponents preus públics municipals.

12. Existeixen restriccions tècnicques per efectuar les reproduccions?
Com a norma general el SdA només farà reproduccions d'aquells documents que no estiguin relligats i sempre i quan la reproducció no repercuteixi negativament en el seu estat de conservació. L'arxiver municipal oferirà mitjans de reproducció alternatius segons les possibilitats del SdA.

13. Tots els documents es reproduiran amb els mateixos mitjans?
No. Els dibuixos, fotografies, gravats i mapes es reproduiran, preferentment, mitjançant fotografia, microfilm o digitalització.

14. És obligatori citar la procedència de les reproduccions?
Sí. En el cas d'utilització de reproduccions de documents de l'Arxiu Municipal per editar-los o difondre'ls públicament, s'haurà de fer constar obligatòriament la seva procedència. Quan es tracti de reproduccions d'imatges també s'haurà de fer constar el nom del seu autor, sens perjudici d'altres obligacions que es puguin establir amb el SdA o que se'n puguin derivar quant a drets d'autor.

15. Quants cops es poden usar les reproduccions?
Quan es tracti de documentació reproduïda fotogràficament el SdA cedirà la reproducció en concepte de lloguer de la imatge i per a un sol ús i edició. Qualsevol reedició haurà de comptar amb un nou permís de reproducció.

16. Quines facultats té l'Arxiu Municipal sobre les reproduccions?
Tota edició en la qual es reprodueixin documents de l'Arxiu municipal podrà ser objecte d'inspecció prèvia a l'edició si així ho sol·licita el propi Servei.

17. S'han de lliurar exemplars de les reproduccions a l'Arxiu?
De tota edició en la qual s'utilitzin reproduccions de documents de l'Arxiu municipal s'hauran de lliurar dos exemplars al SdA, prèviament a la seva comercialització, per tal que s'incorporin al seu fons. Aquesta condició serà vàlida tant per a l'edició de llibres, com per a vídeos, cartells o d'altres productes sobre materials aptes per a la reproducció d'imatges. Segons el tipus d'edició el SdA podrà establir altres condicions.

18. Quina respansibilitat legal té l'Ajuntament sobre les reproduccions?
L'Ajuntament es reserva el dret d'emprendre les accions legals que cregui oportunes contra aquelles persones que incompleixin les condicions establertes en la reproducció de la documentació o en els acords específics signats per ambdues parts.