Normes de funcionament

Funcions de  l'arxiver

01. Qui és el cap del Servei d'Arxiu?
L'arxiver municipal és el cap del Servei d'Arxiu (SdA), el qual tindrà la categoria administrativa prevista en la relació de llocs de treball de l'Ajuntament.

02. Quines funcions porta a terme l'arxiver?
És el responsable del bon ordre i funcionament del Servei, de les instal·lacions, així com del personal que hi treballa i anualment elaborarà la memòria recapitulativa del Servei. Les funcions que el seu responsable ha de dur a terme d'acord amb les seves atribucions
de recollida, selecció, conservació, custòdia, difusió i servei del patrimoni documental municipal, entre d'altres seran les següents:

1. Rebre, conservar i custodiar adequadament la documentació.
2. Classificar i ordenar la documentació.
3. Elaborar normes reguladores de la classificació, ordenació i tractament de la documentació de gestió dels diferents òrgans auxiliarsi departaments de l'Administració Municipal, i controlar-ne la seva aplicació.
4. Proposar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i indicar les condicions idònies que han de reunir els locals del dipòsit i les instal·lacions necessàries per a la seva utilització i seguretat.
5. Ocupar-se de la formació d'inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental que consideri necessaris per tal de facilitar un adequat accés dels usuaris a la documentació.
6. Facilitar l'accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors, estudiosos i ciutadans en general, d'acord amb el marc legal i normatiu existent.
7. Contribuir a una major eficàcia i millor funcionament de l'Administració Municipal facilitant d'una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per a la resolució d'un tràmit administratiu.
8. Realitzar les propostes d'eliminació de documentació d'acord amb el marc legal i normatiu existent.
9. Mantenir relacions amb els ens públics i privats amb tot allò que concerneix al Servei d'Arxiu.
10. Vetllar pel bon funcionament del Servei d'Arxiu i de la disciplina en les seves diferents Àrees i dependències.
11. Custodiar el segell de l'Arxiu, les claus, els dipòsits, la sala de consulta i qualsevol altra de les seves dependències.
12. Rebre la correspondència oficial, les peticions i les sol·licituds i distribuir el treball als empleats del Servei d'Arxiu.
13. Proposar l'adquisició dels materials que siguin necessaris.
14. Mantenir un Llibre de Registre de tots els documents rebuts o prestats per a la seva consulta fent constar la naturalesa i denominació del document, la persona que sol·licita el préstec, departament, data, signatura i firma del peticionari, tant en el moment del préstec com en la seva devolució.
15. Aquest punt es refereix exclusivament a la utilització de la documentació per a ús intern de l'Ajuntament.
16. Vigilar la utilització dels documents per part dels usuaris i el manteniment del seu ordre i integritat.
17. Mantenir una relació d'investigadors on hi figuri el nom, l'adreça i el tema d'investigació.
18. Confeccionar les estadístiques mensuals i anuals d'investigadors i usuaris.
19. Preocupar-se del foment del patrimoni documental municipal mitjançant propostes d'adquisició, donació o dipòsit en els casos que sigui possible.
20. Proposar les mesures necessàries per al bon funcionamentdel Servei d'Arxiu.

03. Es poden emetre còpies autenticades de la documentació dipositada a l'arxiu?
Sí, l'arxiver municipal, a petició d'interessat, podrà gestionar l'emissió per part del secretari de certificacions i còpies autenticades de documentació dipositada al SdA.

04. Es poden delegar les funcions de l'arxiver?

Sí, les funcions de l'arxiver municipal contemplades en aquest reglament podran ser delegades totalment o parcial en d'altres persones del mateix Servei, de manera temporal, amb motiu de vacances, baixes, permisos o d'altres causes, llevat de les funcions que li hagin estat delegades.

05. Es poden proposar millores?
Sí, l'arxiver municipal podrà proposar o, si s'escau, decidir qualsevol mesura que consideri necessària i que no estigui prevista en aquest reglament, adreçada a millorar el compliment i el desenvolupament de les funcions i les finalitats enumerades com a pròpies del Servei.

06. És tasca de l'arxiver lluitar contra l'espoli del patrimoni documental?
Sí, l'arxiver municipal, en l'àmbit de la seva actuació, haurà d'interessar les autoritats competents per tal que adoptin les mesures oportunes contra l'espoli del patrimoni documental del municipi en base a l'article 7 de la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, a l'aparat e) de l'article 63.2 de la Llei 8/1987, de 15 d'abril, municipal i de règim local de Catalunya i a l'article 3 de la Llei 9/1993, de 30 setembre, del patrimoni cultural català.