Normes de funcionament

Funcions de l'Arxiu


01. Què és l'Arxiu Municipal?

El Servei d'Arxiu Municipal (des d'ara SdA) és un servei públic de caràcter administratiu especialitzat en la gestió i el tractament de la documentació, en la seva custòdia i en la seva divulgació. El SdA administra, custodia i divulga el patrimoni documental que configura l'Arxiu Municipal.

02. Quina dependència orgànica té?
El SdA depèn, a efectes de titularitat i de gestió, de l'Ajuntament i figura adscrit a l'òrgan determinat a l'organigrama municipal.

03. Quines són les seves competències?
L'Ajuntament garanteix el manteniment i promoció d'aquest servei i, d'acord amb la legislació vigent, li atribueix les següents competències: organitzar i difondre el patrimoni documental municipal, garantir el dret a la informació, facilitar la investigació i vetllar per la salvaguarda del patrimoni documental del municipi.

04. Què és el patrimoni documental?
Constitueix l'Arxiu el conjunt orgànic de documents, independentment de la seva data i suport, generats per l'Ajuntament en l'exercici de les seves funcions, així com els de persones físiques, jurídiques, públiques o privades que li n'hagin fet cessió.

05. Què és un document?
S'entén per document qualsevol expressió en llenguatge natural o convencional i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, independentment de la seva data, recollida en qualsevol tipus de suport material, inclosos els suports informàtics. S'exclouen els exemplars no originals d'edicions.

06. Què abasta el patrimoni documental de l'Ajuntament de Constantí?
El patrimoni documental de l'Ajuntament de Constantí està format pel conjunt de documents generats, rebuts o reunits per:

  1. L'Alcaldia, les regidories i els diferents òrgans, serveis i dependències municipals.
  2. Les persones físiques al servei de l'Ajuntament en l'exercici de les seves funcions.
  3. Les persones jurídiques que depenen de l'Ajuntament i aquelles altres en el capital social de les quals participa majoritàriament l'Ajuntament.
  4. Les persones físiques o jurídiques gestores de serveis municipals amb tot allò que es relacioni amb la gestió dels esmentats serveis.
  5. Les persones físiques o jurídiques que, malgrat no tenir vinculació amb la gestió dels serveis municipals, facin cessió expressa dels seus fons documentals.
  6. L'Ajuntament, mitjançant llegat històric o adquisició a tercers.

07. Qui està obligat a transferir documentació al Servei d'Arxiu?
La documentació generada per les persones que exerceixen funcions polítiques o administratives en l'Administració municipal, forma part del patrimoni documental municipal i mai no podrà ser considerada com una propietat privada. Quan finalitzi l'exercici de les funcions específiques desenvolupades o de les tasques de representació política assumides, la documentació haurà de restar en el departament corresponent o bé transferir-la al SdA en base amb el que indica l'article 54.1 de la Llei 16/1985 de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol.
Així mateix, totes les fundacions, patronats, serveis i empreses vinculades amb l'Ajuntament hauran de transferir periòdicament la seva documentació, degudament organitzada i relacionada, al SdA.

08. Quines són les funcions del Servei d'Arxiu?

  1. La gestió dels documents administratius.
  2. L'accés a la documentació.
  3. La protecció i difusió del patrimoni documental.

09. Què comprèn la gestió dels documents administratius?

  1. Analitzar i identificar la documentació administrativa.
  2. Establir normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents òrgans auxiliars i departaments de l'Administració municipal, i controlar-ne l'aplicació.
  3. Establir criteris i normatives per a la transferència i l'ingrés de documentació a l'Arxiu municipal.
  4. Realitzar les propostes de conservació i d'eliminació de documentació d'acord amb el marc legal i normatiu existent.
  5. Marcar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i establir les condicions idònies que han de reunir els locals del dipòsit i les instal·lacions necessàries per a la seva utilització i seguretat.
  6. Contribuir a una millor eficàcia i un millor funcionament de l'Administració municipal mitjançant l'elaboració d'inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental necessaris per tal de facilitar d'una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per a la resolució d'un tràmit administratiu.

10. Què comprèn la regulació de l'accés a la documentació?

  1. Establir les condicions del préstec de documents per a la consulta a les diferents dependències de l'Ajuntament i mantenir un registre de tots els documents prestats.
  2. Posar a disposició pública inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental que facilitin l'accés dels usuaris a la documentació.
  3. Garantir l'accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors, els estudiosos i els ciutadans en general, d'acord amb el marc legal i normatiu existent i mantenir un relació d'investigadors i confeccionar les estadístiques d'investigadors i d'usuaris

11. Què comprèn la protecció i difusió del patrimoni documental?

  1. Promoure la difusió del patrimoni documental municipal mitjançant exposicions, publicacions, conferències, serveis pedagògics i en general totes aquelles activitats encaminades a mostrar i a divulgar el llegat documental que custodia el SdA i que forma part del patrimoni històric de la ciutat.
  2. Fomentar la protecció del patrimoni documental del municipi mitjançant propostes d'adquisició, de donació o de dipòsit, en el cas que sigui possible.
  3. Vetllar contra l'espoli del patrimoni documental municipal, entenent com a tal qualsevol acció o omissió que posi en perill de deterioració, de pèrdua o de destrucció de tots o d'alguns dels valors dels béns que integren el patrimoni documental en el seu àmbit local.

12. Quins són els mitjans amb els que compta l'Arxiu Municipal?
Per al desenvolupament de les seves funcions el SdA haurà de comptar amb els mitjans adequats pel que fa a instal·lacions, espai, personal i recursos materials necessaris. Les instal·lacions del SdA tenen com a funció única i exclusiva les que li són pròpies i específiques i en cap cas no podran ser utilitzades amb altres finalitats. Les zones de treball i de dipòsit de documentació es consideraran d'accés restringit i no hi podran tenir accés persones alienes al SdA sense anar acompanyades per algú del mateix t diferenciades, pel que fa a normes i procediments, les consultes int diferenciades, pel que fa a normes i procediments, les consultes inServei, llevat en cas de circumstàncies excepcionals de força major.