Normes de funcionament

Índex

  1. Funcions de l'arxiu
  2. Funcions de l'arxiver
  3. Gestió dels documents administratius
  4. Accés intern a la documentació
  5. Accés dels ciutadans a la documentació
  6. Protecció i difusió del patrimoni documental

1. Funcions de l'Arxiu


01. Què és l'Arxiu Municipal?

El Servei d'Arxiu Municipal (des d'ara SdA) és un servei públic de caràcter administratiu especialitzat en la gestió i el tractament de la documentació, en la seva custòdia i en la seva divulgació. El SdA administra, custodia i divulga el patrimoni documental que configura l'Arxiu Municipal.

02. Quina dependència orgànica té?
El SdA depèn, a efectes de titularitat i de gestió, de l'Ajuntament i figura adscrit a l'òrgan determinat a l'organigrama municipal.

03. Quines són les seves competències?
L'Ajuntament garanteix el manteniment i promoció d'aquest servei i, d'acord amb la legislació vigent, li atribueix les següents competències: organitzar i difondre el patrimoni documental municipal, garantir el dret a la informació, facilitar la investigació i vetllar per la salvaguarda del patrimoni documental del municipi.

04. Què és el patrimoni documental?
Constitueix l'Arxiu el conjunt orgànic de documents, independentment de la seva data i suport, generats per l'Ajuntament en l'exercici de les seves funcions, així com els de persones físiques, jurídiques, públiques o privades que li n'hagin fet cessió.

05. Què és un document?
S'entén per document qualsevol expressió en llenguatge natural o convencional i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, independentment de la seva data, recollida en qualsevol tipus de suport material, inclosos els suports informàtics. S'exclouen els exemplars no originals d'edicions.

06. Què abasta el patrimoni documental de l'Ajuntament de Constantí?
El patrimoni documental de l'Ajuntament de Constantí està format pel conjunt de documents generats, rebuts o reunits per:

  1. L'Alcaldia, les regidories i els diferents òrgans, serveis i dependències municipals.
  2. Les persones físiques al servei de l'Ajuntament en l'exercici de les seves funcions.
  3. Les persones jurídiques que depenen de l'Ajuntament i aquelles altres en el capital social de les quals participa majoritàriament l'Ajuntament.
  4. Les persones físiques o jurídiques gestores de serveis municipals amb tot allò que es relacioni amb la gestió dels esmentats serveis.
  5. Les persones físiques o jurídiques que, malgrat no tenir vinculació amb la gestió dels serveis municipals, facin cessió expressa dels seus fons documentals.
  6. L'Ajuntament, mitjançant llegat històric o adquisició a tercers.

07. Qui està obligat a transferir documentació al Servei d'Arxiu?
La documentació generada per les persones que exerceixen funcions polítiques o administratives en l'Administració municipal, forma part del patrimoni documental municipal i mai no podrà ser considerada com una propietat privada. Quan finalitzi l'exercici de les funcions específiques desenvolupades o de les tasques de representació política assumides, la documentació haurà de restar en el departament corresponent o bé transferir-la al SdA en base amb el que indica l'article 54.1 de la Llei 16/1985 de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol.
Així mateix, totes les fundacions, patronats, serveis i empreses vinculades amb l'Ajuntament hauran de transferir periòdicament la seva documentació, degudament organitzada i relacionada, al SdA.

08. Quines són les funcions del Servei d'Arxiu?

  1. La gestió dels documents administratius.
  2. L'accés a la documentació.
  3. La protecció i difusió del patrimoni documental.

09. Què comprèn la gestió dels documents administratius?

  1. Analitzar i identificar la documentació administrativa.
  2. Establir normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents òrgans auxiliars i departaments de l'Administració municipal, i controlar-ne l'aplicació.
  3. Establir criteris i normatives per a la transferència i l'ingrés de documentació a l'Arxiu municipal.
  4. Realitzar les propostes de conservació i d'eliminació de documentació d'acord amb el marc legal i normatiu existent.
  5. Marcar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i establir les condicions idònies que han de reunir els locals del dipòsit i les instal·lacions necessàries per a la seva utilització i seguretat.
  6. Contribuir a una millor eficàcia i un millor funcionament de l'Administració municipal mitjançant l'elaboració d'inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental necessaris per tal de facilitar d'una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per a la resolució d'un tràmit administratiu.

10. Què comprèn la regulació de l'accés a la documentació?

  1. Establir les condicions del préstec de documents per a la consulta a les diferents dependències de l'Ajuntament i mantenir un registre de tots els documents prestats.
  2. Posar a disposició pública inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental que facilitin l'accés dels usuaris a la documentació.
  3. Garantir l'accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors, els estudiosos i els ciutadans en general, d'acord amb el marc legal i normatiu existent i mantenir un relació d'investigadors i confeccionar les estadístiques d'investigadors i d'usuaris

11. Què comprèn la protecció i difusió del patrimoni documental?

  1. Promoure la difusió del patrimoni documental municipal mitjançant exposicions, publicacions, conferències, serveis pedagògics i en general totes aquelles activitats encaminades a mostrar i a divulgar el llegat documental que custodia el SdA i que forma part del patrimoni històric de la ciutat.
  2. Fomentar la protecció del patrimoni documental del municipi mitjançant propostes d'adquisició, de donació o de dipòsit, en el cas que sigui possible.
  3. Vetllar contra l'espoli del patrimoni documental municipal, entenent com a tal qualsevol acció o omissió que posi en perill de deterioració, de pèrdua o de destrucció de tots o d'alguns dels valors dels béns que integren el patrimoni documental en el seu àmbit local.

12. Quins són els mitjans amb els que compta l'Arxiu Municipal?
Per al desenvolupament de les seves funcions el SdA haurà de comptar amb els mitjans adequats pel que fa a instal·lacions, espai, personal i recursos materials necessaris. Les instal·lacions del SdA tenen com a funció única i exclusiva les que li són pròpies i específiques i en cap cas no podran ser utilitzades amb altres finalitats. Les zones de treball i de dipòsit de documentació es consideraran d'accés restringit i no hi podran tenir accés persones alienes al SdA sense anar acompanyades per algú del mateix t diferenciades, pel que fa a normes i procediments, les consultes int diferenciades, pel que fa a normes i procediments, les consultes inServei, llevat en cas de circumstàncies excepcionals de força major.

2. Funcions de  l'arxiver

01. Qui és el cap del Servei d'Arxiu?
L'arxiver municipal és el cap del Servei d'Arxiu (SdA), el qual tindrà la categoria administrativa prevista en la relació de llocs de treball de l'Ajuntament.

02. Quines funcions porta a terme l'arxiver?
És el responsable del bon ordre i funcionament del Servei, de les instal·lacions, així com del personal que hi treballa i anualment elaborarà la memòria recapitulativa del Servei. Les funcions que el seu responsable ha de dur a terme d'acord amb les seves atribucions
de recollida, selecció, conservació, custòdia, difusió i servei del patrimoni documental municipal, entre d'altres seran les següents:

  1. Rebre, conservar i custodiar adequadament la documentació.
  2. Classificar i ordenar la documentació.
  3. Elaborar normes reguladores de la classificació, ordenació i tractament de la documentació de gestió dels diferents òrgans auxiliarsi departaments de l'Administració Municipal, i controlar-ne la seva aplicació.
  4. Proposar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i indicar les condicions idònies que han de reunir els locals del dipòsit i les instal·lacions necessàries per a la seva utilització i seguretat.
  5. Ocupar-se de la formació d'inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental que consideri necessaris per tal de facilitar un adequat accés dels usuaris a la documentació.
  6. Facilitar l'accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors, estudiosos i ciutadans en general, d'acord amb el marc legal i normatiu existent.
  7. Contribuir a una major eficàcia i millor funcionament de l'Administració Municipal facilitant d'una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per a la resolució d'un tràmit administratiu.
  8. Realitzar les propostes d'eliminació de documentació d'acord amb el marc legal i normatiu existent.
  9. Mantenir relacions amb els ens públics i privats amb tot allò que concerneix al Servei d'Arxiu.
  10. Vetllar pel bon funcionament del Servei d'Arxiu i de la disciplina en les seves diferents Àrees i dependències.
  11. Custodiar el segell de l'Arxiu, les claus, els dipòsits, la sala de consulta i qualsevol altra de les seves dependències.
  12. Rebre la correspondència oficial, les peticions i les sol·licituds i distribuir el treball als empleats del Servei d'Arxiu.
  13. Proposar l'adquisició dels materials que siguin necessaris.
  14. Mantenir un Llibre de Registre de tots els documents rebuts o prestats per a la seva consulta fent constar la naturalesa i denominació del document, la persona que sol·licita el préstec, departament, data, signatura i firma del peticionari, tant en el moment del préstec com en la seva devolució.
  15. Aquest punt es refereix exclusivament a la utilització de la documentació per a ús intern de l'Ajuntament.
  16. Vigilar la utilització dels documents per part dels usuaris i el manteniment del seu ordre i integritat.
  17. Mantenir una relació d'investigadors on hi figuri el nom, l'adreça i el tema d'investigació.
  18. Confeccionar les estadístiques mensuals i anuals d'investigadors i usuaris.
  19. Preocupar-se del foment del patrimoni documental municipal mitjançant propostes d'adquisició, donació o dipòsit en els casos que sigui possible.
  20. Proposar les mesures necessàries per al bon funcionamentdel Servei d'Arxiu.

03. Es poden emetre còpies autenticades de la documentació dipositada a l'arxiu?
Sí, l'arxiver municipal, a petició d'interessat, podrà gestionar l'emissió per part del secretari de certificacions i còpies autenticades de documentació dipositada al SdA.


04. Es poden delegar les funcions de l'arxiver?

Sí, les funcions de l'arxiver municipal contemplades en aquest reglament podran ser delegades totalment o parcial en d'altres persones del mateix Servei, de manera temporal, amb motiu de vacances, baixes, permisos o d'altres causes, llevat de les funcions que li hagin estat delegades.


05. Es poden proposar millores?
Sí, l'arxiver municipal podrà proposar o, si s'escau, decidir qualsevol mesura que consideri necessària i que no estigui prevista en aquest reglament, adreçada a millorar el compliment i el desenvolupament de les funcions i les finalitats enumerades com a pròpies del Servei.


06. És tasca de l'arxiver lluitar contra l'espoli del patrimoni documental?

Sí, l'arxiver municipal, en l'àmbit de la seva actuació, haurà d'interessar les autoritats competents per tal que adoptin les mesures oportunes contra l'espoli del patrimoni documental del municipi en base a l'article 7 de la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, a l'aparat e) de l'article 63.2 de la Llei 8/1987, de 15 d'abril, municipal i de règim local de Catalunya i a l'article 3 de la Llei 9/1993, de 30 setembre, del patrimoni cultural català.

3. Gestió dels documents administratius

01. En què consisteix la gestió dels documents administratius?
La gestió dels documents administratius és el conjunt de les operacions i de les tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, l'aplicació i l'avaluació dels sistemes necessaris des del moment de la creació o la recepció dels documents fins a la seva transferència, eliminació o conservació al SdA.

02.  Quins abast té la gestió de la documentació administrativa?
La gestió dels documents administratius incidirà sobre tota la documentació que es genera a l'Administració municipal, així com en aquells organismes autònoms on l'Ajuntament tingui una participació majoritària.


03. Quina documentació és objecte de gestió?

És objecte de la gestió dels documents administratius qualsevol expressió en llenguatge natural o convencional i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, independentment de la seva data, recollida en qualsevol tipus de suport material, inclosos els suports informàtics. S'exclouen els exemplars no originals d'edicions.així com els instruments de descripció relatius a aquesta documentació.

04. Qui ha de conservar la documentació?
Cadascuna de les unitats administratives de l'Ajuntament, així com els organismes autònoms i les empreses que hi estan vinculades, transferiran periòdicament la seva documentació, la tramitació administrativa de la qual hagi finalitzat, al SdA. Mentrestant la documentació haurà de ser custodiada per les unitats productores.

05. Què s'ha de transferir?
Seran objecte de transferència els llibres oficials, expedients i qualsevol altre document en els termes que s'expressen en el punt 03, així com els instruments de descripció relatius a aquesta documentació.

06. Quins són els aspectes bàsics en les transferències?
Les transferències de documentació es faran d'acord amb la classificació que el SdA hagi determinat, segons les necessitats de les diferents unitats productores de documentació i de la capacitat de recepció de documentació del SdA.

07. Quan es transfereix la documentació?
La documentació es transferirà d'acord amb el calendari establert pel SdA. En qualsevol cas, la documentació que superi els 30 anys d'antiguitat haurà de ser custodiada pel SdA, llevat d'aquells casos concrets en què ho determini el Ple de la corporació, previ informe de
l'arxiver municipal.

08. Què passa amb les transferències defectuoses?

La documentació desordenada, barrejada o deteriorada no serà admesa per a la seva custòdia pel SdA, llevat que hi consti una diligència específica del cap de la unitat productora, i en defecte seu del secretari de la corporació, indicant el seu caràcter incomplet, la manca concreta d'algun element constitutiu i les raons que l'han motivada.

09. Per poder transferir documentació, s'ha d'emplenar algun formulari?
Sí. La documentació transferida al SdA haurà d'anar acompanyada del corresponent formulari de transferència que les unitats remitents ompliran en base a la normativa que estableixi el SdA.


10. És possible rebujar una transferència?

Sí. El SdA comprovarà si la documentació transferida es correspon amb la indicada en el formulari. En el cas que no s'ajusti a les normes establertes pel SdA, que la seva descripció no sigui suficientment detallada o que contingui algun tipus d'error o omissió, o que la seva instal·lació no fos la correcta, es retornarà la documentació al servei remitent indicant les deficiències per escrit. No s'admetrà el seu ingrés al SdA fins que no s'hagin corregit aquestes deficiències.


11. Es permet transferir còpies innecessàries?

La documentació que es transfereixi al SdA haurà de ser sempre original. No s'acceptaran còpies innecessàries.

12.  Quins són els fonaments legals de la tria i avaluació de la documentació?
L'avaluació i tria de documentació es farà en base al procediment que determina el Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració pública, i a les normes dictades pel Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya a l'Ordre de 8 de febrer de 1994.

El procediment d'avaluació i tria de documentació s'aplicarà a tota la documentació municipal, independentment de la seva edat i de la seva ubicació, tal com es preveu en el Decret 128/1994, de 16 de maig, pel qual es modifica el Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració pública. Tanmateix i com a norma general, no pot ser objecte d'avaluació i tria la documentació anterior a l'1 de gener de 1940.

13. Qui estableix el calendari de conservació de la documentació?

El SdA és l'encarregat d'establir i actualitzar el calendari de conservació i eliminació de la documentació.


14. Qui aprova l'eliminació de la documentació?

En base a l'article 6 del Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració pública, no es podrà eliminar documentació sense resolució favorable de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació (CNATD) i prèvia proposta de l'arxiver municipal i informe del secretari de la corporació. El SdA podrà establir una normativa específica sobre quina documentació s'ha d'eliminar (fotocòpies, documentació duplicada...) abans de la seva transferència.


15. S'ha de portar un registe de l'eliminació de la documentació?

Sí. El SdA és l'encarregat de portar el Registre d'Eliminació de Documentació, on constarà el número de registre d'eliminació, la data de resolució de la CNATD, la data d'execució, el tipus de documentació o sèrie documental, el metratge i el mostreig que se n'hagi realitzat.


16. L'arxiu vigilarà les condicions d'arxivament de la documentació?

Sí. El SdA vetllarà perquè en totes les dependències es donin les condicions ambientals, de seguretat i d'higiene adequades per a una bona conservació i protecció de la documentació.

Per garantir la conservació del suport i de la informació dels documents el SdA proposarà la utilització de materials (papers, sistemes d'impressió, unitats d'instal·lació...) i sistemes de protecció adients (còpies de seguretat, microfilmacions, regravacions...).


17 Què passa si s'observa una degradació de la documentació?

En el cas de detectar-se processos de deteriorament i/o degradació de la documentació, el SdA prendrà les mesures necessàries. Si la restauració del document requereix traslladar-lo, ho haurà d'autoritzar l'òrgan competent, previ informe de l'arxiver municipal.

4. Accés intern a la documentació

01. Quins aspectes fonamentals regeixen l'accés a la documentació?
Resten clarament diferenciades, pel que fa a normes i procediments, les consultes internes realitzades per les diferents unitats productores o pels representants corporatius, de les consultes públiques o externes, enteses per aquestes les efectuades pels ciutadans en general, sigui quin sigui el seu motiu.

02. Quan es pot efectuar una consulta?
El SdA atendrà, tant el públic com la consulta interna, durant l'horari de consulta. Fora de l'horari normal d'obertura no s'hi podrà accedir ni utilitzar els seus serveis. En cas d'inevitable necessitat, el seu accés s'haurà de realitzar prèvia autorització escrita de l'alcalde i en presència de l'arxiver municipal o persona en qui delegui per escrit. L'usuari haurà de fer una petició raonada per escrit on s'expliquin detalladament els motius que justifiquen la seva demanda.

03. Quines normes regeixen la consulta?
En les instal·lacions del SdA caldrà respectar unes normes bàsiques de comportament per a no alterar les condicions de treball. Així mateix, els usuaris no podran prendre pel seu compte dels prestatges o dipòsits d'accés restringit els documents que desitgin consultar. Els documents se serviran per rigorós ordre de comanda.

04. Qui elaborarà els instruments de descripció?
Els SdA, d'acord amb les seves possibilitats i mitjans, establirà les prioritats d'intervenció sobre la documentació ja produïda que no disposi d'instruments de descripció, i n'elaborarà els que consideri més adequats per tal de facilitar l'accés dels usuaris a la documentació: inventaris, catàlegs, índexs, repertoris, etc.

05. On s'efectua la consulta interna de la documentació?
El SdA posarà la documentació a disposició de les diferents unitats productores que podran consultar-la, prèvia sol·licitud, a les mateixes dependències del SdA. Es podrà deixar en préstec sota la responsabilitat de cada unitat, sempre que s'acompleixin una sèrie de requisits específics.

06. Quin procediment se seguirà en el préstec intern?
El préstec de documents es farà mitjançant formulari signat pel sol·licitant. Quan es retorni la documentació, el SdA en deixarà constància en el mateix formulari.

07. Qualsevol documentació pot ser objecte del préstec intern?
No, queda exclosa de préstec la documentació que tingui una antiguitat superior als 30 anys. En aquests casos la documentació haurà d'examinar-se a la sala de consulta del SdA.

08. En quines condicions s'ha de retornar la documentació?
La documentació retornada haurà de mantenir les mateixes característiques, ordre, constitució interna i externa, neteja i condicions en què estava quan va ser facilitada per a la seva consulta. En cas contrari, no s'acceptarà la seva devolució fins que, en opinió de l'arxiver municipal, no s'acompleixin les esmentades condicions. A més, l'arxiver ho comunicarà per escrit al cap de servei sol·licitant i, en darrer terme, a l'alcalde per tal que es prenguin les mesures oportunes.

09. Quan de temps podrà diposar-se de la documentació en préstec?
El termini ordinari de préstec no serà superior a 1 mes. Si fos necessari es podrà prorrogar fins a un màxim d'un any. En cap cas el préstec es podrà considerar indefinit.
En el cas de superar el termini, l'arxiver municipal comunicarà al cap de servei sol·licitant i, en darrer terme, a l'alcalde les infraccions que s'estiguin produint per tal que els documents siguin reintegrats al SdA i s'adoptin les mesures que es considerin oportunes contra els responsables de les esmentades infraccions.

10.  Es possible prestar només una part de l'expedient?
No. En cap cas no es deixaran en préstec parts d'expedients o documents
separats de la unitat documental de la qual formen part.

11. L'arxiver està obligat a cercar la informació dins de la documentació?
No. El SdA té com a funció facilitar els instruments de descripció necessaris per a la localització i consulta de la documentació pertinent. La recerca d'informació anirà a càrrec dels peticionaris o interessats.

12. Quin procediment se seguirà per a la documentació d'accés restringit?
Quan una unitat administrativa vulgui consultar documentació d'accés restringit generada per una altra unitat administrativa, caldrà l'autorització escrita del cap de servei que l'ha transferida.

13. Quins procediment han de seguir els càrrecs electes?
La consulta i préstec de documentació per part dels regidors es considerarà d'ordre intern. En el cas de documentació amb restriccions d'accés caldrà demanar-ho a l'alcalde en base a l'article 14 del Reial Decret 2658/1986, de 28 de novembre, del reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals.

14.  Pot sortir la documentació en préstec de les oficines municipals?
La documentació en préstec no sortirà de les oficines municipals en base a l'article 16 del Reial Decret 2658/1986, de 28 de novembre, del reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals. El préstec de documentació que respongui a requeriments d'altres administracions, segons l'article 171 del mateix Reial Decret, es considerarà de caràcter excepcional. Prèviament a la seva tramesa, la unitat administrativa sol·licitant haurà de dipositar una còpia autenticada al SdA.

5. Accés dels ciutadans a la documentació

01. Quins fonaments legals garanteixen l'accés dels ciutadans a la documentació?
L'Administració municipal garantirà l'accés dels ciutadans a la documentació dipositada al SdA, sens perjudici de les restriccions definides en la llei o de les que es puguin establir per raons de conservació. La consulta es basarà en els articles 18, 44 i 105.b de la Constitució Espanyola, en el seu desenvolupament reglamentari, en allò que es contempla en l'article 23 de la Llei 6/1985, de 26 d'abril, d'arxius, en l'article 57 de la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, en els articles 31, 32, 35 i 37 de la Llei 30/1992, de 30 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú i en la legislació específica aplicable.

02. Quins requisits són necessaris per a la consulta?
Les sol·licituds de documentació hauran de contenir les dades personals del sol·licitant i la finalitat de la consulta. El SdA es reserva el dret d'exigir als usuaris la presentació del DNI, passaport o carnet d'investigador per acreditar les dades personals.

03. Existeixen limitacions en l'accés a la documentació?
Sí. Els investigadors podran consultar documentació afectada per l'article 18.1 de la Constitució Espanyola, en base a l'article 37.7 de la Llei 30/1992, de 30 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, sempre que garanteixin el dret a la intimitat de les persones. L'investigador haurà de signar un document on es comprometi a respectar aquest dret. 

04. Existeix responsabilitat pels danys ocasionats en la documentació?
Sí. Les persones que deteriorin llibres, documents o qualsevol mena d'objectes hauran d'indemnitzar els danys causats d'acord amb la valoració que es realitzi, previ informe de l'arxiver municipal, sens perjudici de les responsabilitats que se'n puguin derivar.

05. Es pot prestar la documentació per a la consulta?
No. La documentació resta exclosa de préstec i s'ha de consultar en
els locals habilitats per aquesta finalitat.

06. Es pot prestar la documentació per a exposicions?
Sí, el préstec temporal de documents es podrà sol·licitar únicament amb la finalitat de contribuir a la difusió del patrimoni documental per a exposicions o per a qualsevol altra fórmula de divulgació cultural, però caldrà respectar les clàusules següents:

  1. Les sol·licituds de préstec es formularan per escrit amb indicació clara dels documents sol·licitats, del nom del responsable que es farà càrrec dels trasllats, custòdia i retorn de la documentació i del termini de préstec sol·licitat. La resolució de l'òrgan competent, previ informe de l'arxiver municipal, es comunicarà per escrit.
  2. Si l'estat de conservació ho aconsella, el SdA encarregarà reproduccions de la documentació sol·licitada a càrrec del sol·licitant.
  3. Abans de lliurar la documentació se'n farà una còpia de seguretat, que anirà a càrrec del sol·licitant. 
  4. Les despeses d'embalatge, transport, etc. aniran a càrrec del sol·licitant.
  5. El sol·licitant contractarà una assegurança que cobrirà tots els riscos als quals estarà sotmesa la documentació. Si se sol·licita una pròrroga del termini de cessió, s'haurà de demanar autorització i ampliar també el termini de l'assegurança.
  6. S'exigiran les condicions de conservació i sistemes de seguretat adequats i es convindrà amb claredat la prohibició d'utilitzar qualsevol sistema de fixació (grapes, cintes adhesives...) que pugui perjudicar el document.
  7. Resta totalment prohibida la realització de qualsevol tipus de còpia sense l'autorització del SdA.
  8. El SdA portarà un Registre de préstecs on constarà el número de registre de préstec, la data d'aprovació, la data de préstec, les dades del sol·licitant, el motiu de la sol·licitud i la data de retorn.

07. Es permet reproduir els documents de l'Arxiu?
Sí. Qualsevol persona o entitat pot obtenir reproduccions dels documents
de l'Arxiu municipal, exceptuant aquells l'accés als quals estigui
restringit per la legislació vigent o per voluntat del dipositant en el cas
de cessions.

08. Quins mitjans s'empraran el la reproducció dels documents?
El SdA establirà el mitjà més adequat per a procedir a la reproducció segons les característiques físiques del document. En casos excepcionals es permetrà que professionals designats pel SdA puguin realitzar la reproducció fora de les dependències del Servei d'Arxiu.

09. Quin procediment s'ha de seguir per sol·licitud de reproduccions?
Per a la reproducció de qualsevol tipus de document es requereix la sol·licitud prèvia de l'interessat i l'autorització expressa i per escrit, en el mateix imprès, de l'arxiver municipal. El sol·licitant haurà de fer constar la finalitat de la reproducció.

10. S'adquireixen drets sobre la documentació reproduïda?
L'autorització de reproducció no atorga cap dret de propietat intel·lectual o industrial a qui la realitzi o la obtingui, en correspondència amb els articles 17 a 21 i 56 del Reial Decret 1/1996, de 12 d'abril, pel qual s'aprova el text refós de la Llei de la propietat intel·lectual.

11. Com es regularà el cost de les reproduccions?
El SdA reproduirà els documents previ pagament dels corresponents preus públics municipals.

12. Existeixen restriccions tècnicques per efectuar les reproduccions?
Com a norma general el SdA només farà reproduccions d'aquells documents que no estiguin relligats i sempre i quan la reproducció no repercuteixi negativament en el seu estat de conservació. L'arxiver municipal oferirà mitjans de reproducció alternatius segons les possibilitats del SdA.

13. Tots els documents es reproduiran amb els mateixos mitjans?
No. Els dibuixos, fotografies, gravats i mapes es reproduiran, preferentment, mitjançant fotografia, microfilm o digitalització.

14. És obligatori citar la procedència de les reproduccions?
Sí. En el cas d'utilització de reproduccions de documents de l'Arxiu Municipal per editar-los o difondre'ls públicament, s'haurà de fer constar obligatòriament la seva procedència. Quan es tracti de reproduccions d'imatges també s'haurà de fer constar el nom del seu autor, sens perjudici d'altres obligacions que es puguin establir amb el SdA o que se'n puguin derivar quant a drets d'autor.

15. Quants cops es poden usar les reproduccions?
Quan es tracti de documentació reproduïda fotogràficament el SdA cedirà la reproducció en concepte de lloguer de la imatge i per a un sol ús i edició. Qualsevol reedició haurà de comptar amb un nou permís de reproducció.

16. Quines facultats té l'Arxiu Municipal sobre les reproduccions?
Tota edició en la qual es reprodueixin documents de l'Arxiu municipal podrà ser objecte d'inspecció prèvia a l'edició si així ho sol·licita el propi Servei.

17. S'han de lliurar exemplars de les reproduccions a l'Arxiu?
De tota edició en la qual s'utilitzin reproduccions de documents de l'Arxiu municipal s'hauran de lliurar dos exemplars al SdA, prèviament a la seva comercialització, per tal que s'incorporin al seu fons. Aquesta condició serà vàlida tant per a l'edició de llibres, com per a vídeos, cartells o d'altres productes sobre materials aptes per a la reproducció d'imatges. Segons el tipus d'edició el SdA podrà establir altres condicions.

18. Quina respansibilitat legal té l'Ajuntament sobre les reproduccions?
L'Ajuntament es reserva el dret d'emprendre les accions legals que cregui oportunes contra aquelles persones que incompleixin les condicions establertes en la reproducció de la documentació o en els acords específics signats per ambdues parts.

6. Protecció i difusió del patrimoni documental del municipi

01. Què forma part del patrimoni documental del municipi?

Formen part del patrimoni documental del municipi, en base a l'article 19 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català i l'article 49 de la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol:

  1. El patrimoni documental de l'Ajuntament.
  2. Els documents de més de quaranta anys d'antiguitat produïts o rebuts en l'exercici de les seves funcions per qualsevol entitat o persona jurídica de caràcter privat que desenvolupi llur activitat al municipi.
  3. Els documents de més de cent anys d'antiguitat produïts o rebuts per qualsevol persona física i els documents de menys antiguitat que hagin estat produïts en suports de caducitat inferior als cent anys, com és el cas dels audiovisuals en suport fotoquímic o magnètic.

Es considerarà també patrimoni documental d'interès per al municipi tota aquella documentació, sense límit d'edat, resultant de l'activitat de les persones físiques o jurídiques del municipi o que hi hagin estat vinculades.

02. Quin és l'àmbit d'actuació de l'Arxiu Municipal?
L'àmbit d'actuació territorial de l'Arxiu Municipal és el del terme municipal i els fons objecte de la seva actuació són els descrits en l'article anterior.

03. Quina és la política que seguirà l'Arxiu?
El SdA seguirà una política d'ingressos d'acord amb el seu àmbit d'actuació, l'interès dels fons i la disponibilitat de recursos humans i d'instal·lacions.

04. Quines actuacions se seguiran per a la protecció del patrimoni documental?
El SdA vetllarà per la integritat del patrimoni documental del municipi i per la seva protecció i recuperació. Amb aquesta finalitat farà les oportunes propostes d'adquisició, d'acceptació de cessió o de reproducció dels fons documentals d'interès per al municipi. Al mateix temps, podrà assessorar entitats, empreses i particulars sobre les condicions de conservació i tractament de la documentació.

05. Quin procediment se seguirà per a l'ingrés de documentació a l'Arxiu? 
L’ingrés de documentació al SdA ha de ser acceptat, previ informe de l'arxiver municipal, per l'òrgan competent de la corporació, que haurà d'acordar les condicions sota les quals es realitza i les que regularan l'accés a aquesta documentació per part del propi cedent. Es confeccionarà un primer inventari de la documentació, que serà rubricat per l'arxiver municipal. L'Ajuntament lliurarà al cedent un document probatori de l'esmentat ingrés.

06. Quin control es portarà sobre els ingressos?
El SdA portarà un Registre d'ingressos on constarà el número de registre d'ingrés, la data d'acceptació, la data d'ingrés, les dades del cedent, el tipus d'ingrés i la descripció sumària de la documentació ingressada.

07. Es possible recuperar documentació cedida en règim de dipòsit?
Per recuperar documentació cedida al SdA en règim de dipòsit serà imprescindible sol·licitar-ho per escrit a l'alcalde. L'Ajuntament procedirà a la seva devolució d'acord amb els pactes efectuats en constituir-se la cessió en règim de dipòsit o, si aquests no existissin, a les disposicions legals que la regulen.

08. Quines funcions compleix l'Arxiu en relació a la divulgació del patrimoni documental?
El SdA ha de divulgar el patrimoni documental que custodia com a part integrant del patrimoni cultural del municipi. Amb aquest objectiu dissenyarà programes d'activitats que poden incloure, entre altres:

  1. L'edició de material divulgatiu dels fons i dels serveis.
  2. La publicació de revistes i monografies d'àmbit local.
  3. La realització de visites guiades al SdA.
  4. L'organització de cursets i conferències.
  5. El muntatge d'exposicions.

09.  Quina col·laboració s'establirà amb les entitats?
Pel caràcter cultural de la documentació que custodia, el SdA, a més de les activitats pròpies, estarà obert a col·laborar amb iniciatives d'altres entitats que contribueixin a la divulgació del patrimoni cultural del municipi.

10.  Quina col·laboració s'establirà amb els centres d'ensenyament?
El SdA col·laborarà amb els centres d'ensenyament per donar a conèixer l'existència, la naturalesa i els possibles usos del patrimoni documental.

11. Quina col·laboració s'establirà amb els usuaris?
El SdA assessorarà els usuaris sobre les característiques, contingut i possibilitats d'explotació de la documentació que custodia.